Come organizzare un ufficio

Quando si ha la conduzione di un progetto non è sempre facile organizzare i propri collaboratori riuscendo ad essegnare un compito preciso, idoneo e a misura delle loro capacità, ancora più difficile se nel tuo team hai elementi che non conosci abbastanza bene sotto il profilo professionale e personale.
Sulla base della mia esperienza posso citare quelli che, secondo me, sono i punti essenziali per una gestione efficace del team.

La comunicazione deve essere sempre diretta, chiara e trasparente, soprattutto deve essere puntuale; ogni giorno è bene fare il punto della situazione controllando e seguendo  il lavoro svolto il giorno prima di tutti e , in caso di mancanze o inadempienze, è importante evidenziare subito il problema per fermarlo e correre ai ripari. Mai perdere l’obbiettivo: il progetto deve terminare nei tempi previsti con uno scarto accettabile, al netto degli imprevisti, che vanno sempre calcolati.

Tutti i componenti del tuo team devono essere sempre aggiornati sul progetto e sullo sviluppo che ogni elemento del team porta avanti, offrire una visione chiara delle diverse fasi dà sicurezza e rende il team compatto e collaborativo, per questo puoi avvalerti dei servizi digitali.

Un bravo team manager ha sempre uno sguardo attento sul merito, fornire feedback e riconoscimenti ai collaboratori meritevoli mantiene compatto il gruppo di lavoro. Le gratificazioni sono benzina per l’autostima, dispensane a sufficienza a coloro che meritano, ti porterà risultati sul loro rendimento.

Uno degli aspetti più temuti e anche quello più difficile da gestire è sicuramente la gestione di possibili conflitti che nascono, a volte ingiustificati, tra elementi di un team. Un contrasto, una contrapposizione, ha diverse nature, le cito ma approfondiremo in un altro momento: conflitto interpersonle; la persona vive una contraddizione tra ciò che gli viene chiesto e ciò che ritiene corretto.  Conflitto di intergruppo; quando tra diversi gruppi si crea una divergenza. Conflitto di intragruppo; la divergenza è all’interno dello stesso gruppo. Infine un conflitto interorganizzativo, quando a scontrarsi sono team di differenti organizzazioni.
Quando passiamo molte ore a lavorare con altri compagni capita che qualcuno voglia prevalere, o prevaricare gli altri. La personalità e i valori di ognuno si scontrano e spesso un contrasto di opinioni arriva a portare a discussioni accese. In questi casi un buon team manager non deve mai prendere le parti di nessuno ma anzi, deve arbitrare e portare , con calma, tutti al suo punto di vista che, in quanto capo, ha un valore assoluto e chiude la discussione. Se c’è un problema con un componente del team, uno reale che frena o disturba il lavoro del gruppo, sarà bene parlarne direttamente e in privato, con il diretto interessato.

L’ultima cosa davvero importante che sempre un team manager deve fare è dare il buon esempio.
Un vero capo non si limita a dare ordini e basta, ma lavora costantemente al fianco dei suoi collaboratori, lavora anzi di più, perché controlla il lavoro di tutti gli altri.

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